3 diciembre 2009 - El estudio ha sido desarrollado para ofrecer una visión actualizada de la gestión de documentos, cómo se controla en Europa y cómo encaja en el clima económico y tecnológico actual.

El estudio demuestra que, a pesar de que el 77% de los líderes europeos es consciente de los beneficios de una estrategia de gestión de documentos, más de tres cuartos de ellos aún no han implementado por completo un plan dentro de sus organizaciones. La falta de gestión de los gastos está teniendo un impacto directo en sus balances.

Lo que es más, los procesos existentes al respecto son esporádicos y descontrolados, con una responsabilidad general fragmentada y descentralizada. En muchos casos, son varias las personas de toda la organización responsables y la propiedad del proceso no está clara. La falta de un enfoque estratégico implica que las empresas están renunciando a los beneficios de un entorno de trabajo más eficiente, sostenible y seguro. Por tanto, se están mostrando vulnerables a una duplicación de las actividades e ineficiencias que están afectando a sus gastos y a su rendimiento empresarial general.

Estos serian en resumen los puntos clave que se extraen del estudio:

• La situación relativa al control documental efectivo en toda Europa es heterogénea. Un 39% de las organizaciones de tamaño medio y grande cuenta con una estrategia bien definida e implementada de forma estricta, mientras que otro 14% comenta que lo hará en breve.
• Más de la mitad no está implementando una estrategia actualmente y un tercio no está haciendo nada más que publicar una serie de normas o dejar que sus departamentos decidan su propio enfoque.
• En general, existe una escasa sensibilización con respecto a los costes vinculados a la gestión de los documentos y los gastos rara vez se auditan. Menos de la mitad de las empresas controla activamente sus gastos documentales de manera regular y un tercio admite que no conoce los gastos mensuales medios por la producción de documentos de su empresa.
• Una minoría está aplicando una política centralizada, y 6 de cada 10 empresas dejan la responsabilidad del control documental, al menos parcialmente, en manos de los responsables de departamento.
• Ese control y responsabilidad descentralizados sugiere que las empresas no tienen una visión general del control documental en su organización y no son capaces de gestionar los gastos vinculados o de aplicar una solución que se integre con las necesidades generales de la empresa.
• Existe un reconocimiento y una aceptación generalizados de la importancia de las políticas, procedimientos y protocolos documentales. La inmensa mayoría de las empresas asocian la mejora del control documental con numerosos beneficios, especialmente con la reducción de los gastos, algo no sorprendente (81%).
• Pero la alta dirección europea es menos consciente de las oportunidades de racionalizar las flotas, optimizar los flujos de trabajo y aumentar la disponibilidad de los recursos internos, lo que sugiere una menor sensibilización en torno a los beneficios del control documental a más largo plazo.