3 diciembre 2009 - Como en muchas organizaciones, sea grande o pequeña, en recesión o no, existen muchas áreas de comunicación que pueden causar una sensación “enfermiza”. Estas áreas “enfermas” pueden tener un impacto profundo y negativo en lo más básico, como por ejemplo, el contacto con sus clientes, la captación de nuevos clientes o la productividad y moral de sus empleados.

¿Necesita diagnosticar su “enfermedad”?

Aún con los sistemas más sofisticados disponibles hoy en día para cubrir la mayoría de las actividades departamentales, una empresa que no dispone de una coordinación efectiva para organizar la comunicación entrante, interna o saliente, constituye una organización desconectada y lenta para reaccionar a las necesidades de un mercado cada vez más competitivo.

Muchas empresas conocen la existencia de sistemas de gestión documental y sus posibilidades para ayudar a construir una organización eficaz al organizar, recuperar, guardar, archivar y destruir tanto documentos electrónicos como documentos en papel. Además, son conscientes de la reducción potencial de los gastos directamente atribuibles a la eficacia y a las posibilidades de mejorar los procesos de flujo de documentos dentro de la organización. Como por ejemplo, situaciones donde se requiere una distribución por correo electrónico, colaboración entre personas, versionado de documentos, aprobación o simplemente cumplir con unos estándares industriales.

Cabe también mencionar, que un sistema verdaderamente útil tiene que ser capaz de integrarse con sus sistemas actuales, ser fácil de manejar por los empleados y tener un coste acorde.

Existen muchas soluciones para elegir pero antes de empezar a pensar en una, a menudo, una tarea difícil es la de encontrar dónde se encuentra su problema, qué camino elegir y dónde empezar a poner el énfasis correcto para solucionarlo.

Para tomar una buena decisión a la hora de poner en marcha una gestión documental para su empresa, usted debe entender los verdaderos problemas que existen. Necesita ayuda para diagnosticar la “enfermedad” en su comunicación y ayuda para tratar los problemas que causan esta “enfermedad”.

En nuestro mercado hemos encontrado muchas empresa que han podido definir muchos problemas, sin embargo, cuando realizamos un análisis completo somos capaces de configurar un sistema que no solo ayuda a solucionar los problemas en el sentido funcional, también nos ayuda a definir dónde existe una optimización de costes, el ROI directo y las ventajas. Este análisis, contiene una visión estratégica de cómo podría evolucionar el sistema a lo largo del tiempo para servir las necesidades del futuro y cómo garantizar la seguridad y su cumplimiento.

Si está a punto de implantar un sistema o está evaluando los puntos “enfermos” en su comunicación, estaríamos encantados de ayudarle. Tenemos a su disposición un DocuCheck de 3 días, que incluye 2 días de análisis, una elaboración y una presentación de los resultados.

El DocuCheck le ofrece un asesoramiento a medida y una visión total de sus necesidades en la gestión documental. Apúntese al DocuCheck antes de que empeore.

Si desea más información póngase en contacto con Mike Owen en su correo electrónico mowen@semantica.com.